|
Одним из обязательных элементов связей в региональном менеджменте являются коммуникации. Без коммуникаций не обходится ни один управляющий. «Опросы показали, что 73% американских, 63% английских и 85% японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их органи-зациями». Чем лучше поставлены коммуникации в организации, тем выше эффективность работы менеджера.
В региональном (и муниципальном) менеджменте коммуникации имеют особенно важное значение, так как в этой сфере пзаимодействие с общественностью является основополагающим элементом, а это требует сильно развитых коммуникаций.
Коммуникации по своему содержанию представляют собой обмен информацией. Такой информобмен может быть единичным и случайным, повторяющимся, систематическим. Для осуществления коммуникаций обязательно наличие хотя бы двух субъектов. На практике коммуникации в основном проявляются в диалогах между отдельными людьми, группами людей. Тем не менее, наиболее существенная часть коммуникаций скрыта под покрывалом систем информобмена в организации, что само по себе представляет сложный пространственно-временной процесс, находящийся в непрерывном движении и развитии.
Главной целью коммуникационного процесса является обеспечение неискаженного (верного) понимания информации, которая является предметом сообщений (обмена).
Отправитель — это тот, кто передает информацию (собственные или чужие идеи).
Идея — это предложение по изменению ситуации (что сделать и каким образом для достижения результата?).
Сообщение — это информация об идее в закодированном виде (удобном для передачи по каналу).
Канал — это средство передачи информации.
Получатель — это тот, кому передается информация для ее декодирования и принятия к руководству (для информированности, для деятельности и др.).
Декодирование — это перевод символов, в которых передана информация, в понимание ее сущности получателем.
Главными проблемными элементами коммуникационного процесса являются точность кодирования информации, неискаженность канала и адекватность (однозначность и точность) декодирования полученного сообщения. Это объясняется тем, что на пути прохождения информации встречаются многие семантические и технические барьеры.
Семантика — это значения, передаваемые словами (символами).
Ввиду того, что многие слова имеют различные (по точности, смыслу, оттенку и т. п.) значения, то важно в передаваемом сообщении составлять их таким образом, чтобы набор слов давал вполне определенный, однозначный смысл.
Сообщение может передаваться в вербальной (слевес' ной) и невербальной (несловесной, например: мимика, жест, интонация и др.) форме.
В региональном менеджменте особенно важным элементом коммуникационного процесса является эмпатия получателей от сообщения.
Под эмпатией понимается внимание к чувствам получателей информации.
Умение понять чувства других людей имеет особенное значение для менеджеров, непосредственно взаимодействующих с населением — работников жилищно-коммуналь-ных, социально-бытовых и др. структур региональных и муниципальным администраций.
В коммуникационном процессе внутри организации необходимо следовать правилу: если подчиненный (получатель информации) неверно пли не полностью выполнил команду руководителя, значит, руководитель дал нечеткую команду (смысловая неопределенность фраз, нечеткость речи, неясные жесты и др.). Такой подход освободит руководителей от ненужных поисков виновных и позволит быстро поправить дело.
В региональных и муниципальных организациях коммуникации распространяются по вертикали (по восходящей и нисходящей линии — между руководителями и подчиненными, то есть между чиновниками различного уровня, или ранга) и по горизонтали (между секторами, отделами, службами, подразделениями, предприятиями и др.).
Первостепенными по значимости являются коммуникации по вертикали, или межуровпевые коммуникации. Это обусловлено обязательностью их присутствия в управленческой системе, то есть информации между руководителем и подчиненными. Без этого управление невозможно.
Горизонтальные коммуникации выполняют дополняющую (второстепенную) функции- в информационном обмене. При их отсутствии управленческая система может успешно функционировать, особенно в специфических средах со строго линейной системой управления (армия, полиция, санитарный контроль, инспекция дорожного движения, охранные ведомства, служба спасения и др.).
Вертикальные (межуровневые) коммупикгщии представляют собой информобмен между соподчиненными структурами (отделы, службы, сектора и т. п.) и отдельными менеджерами. По нисходящей линии информация перемещается в форме постановлении, распоряжений, приказов, указаний, поручений, а также в форме ограничений. Такого рода информация обеспечивает управленческое единство территории, ее экономическую целостность и организационную упорядоченность (см. схему 17).
Основную часть вертикальных коммуникаций составляет информобмен между руководителем и подчиненным, между руководителем и рабочей группой. В нервом случае руководитель выдает подчиненному индивидуальное задание и получает от него непосредственно отчет о выполнении этого задания (как форма обратной связи), а также иную информацию. Во втором случае руководитель выдает общее задание членам рабочей группы (департамент, управление, отдел, сектор, специальная группа работников и др.), а последняя докладывает о результатах выполнения. В первом случае имеет место чисто линейная система управления, во втором — линейно-штабная (функции штаба выполняет руководство группы).
Горизонтальные коммуникации проявляются в форме информобменов между менеджерами (сотрудниками, чиновниками) одного уровня (ранга), между равновесными подразделениями (отделами, секторами, службами и т. п.).
Региональная организация представляет собой совокупность специализированных отраслевых управленческих формирований. Поэтому очень важно сформировать такую систему, в которой между этими формирпллпшши' осуществлялись бы yciuii ;n„oiy горизонтальные коммуникации.
Наряду с формальными (узаконенными) горизонтальными коммуникациями, в организациях существует неформальный горизонтальный информобмен. Он проявляется в неформальных контактах сотрудников аппарата, а также в виде различных слухов (придуманных или непридуманных сообщений, распространяющихся по неформальным каналам).
Практика показывает, что неформальные коммуникации играют заметную роль в психологическом климате организаций. Они не могуг быть обойдены вниманием территориальных органов власти — как форма воздействия на настроения населения.
С точки зрения психологии управления аппаратом, развитие горизонтальных коммуникаций способствует формированию в коллективе равноправных отношений, развитию корпоративного духа и повышению общей управленческой культуры в организациях. Горизонтальные коммуникации между отраслевыми подразделениями аппарата региональных органов являются дополнительным каналом информации об общерегиональных проблемах и задачах. Это вовлекает дополнительные интеллектуальные и иные ресурсы в решение особенно тех проблем, которые находятся на стыке различных отраслей (то есть по темам, выходящим за пределы компетенции отдельных департаментов, отделов и пр.).
Региональные управленческие организации (администрации республик, краев и областей) взаимодействуют с населением и расположенными на территории-хозяйствующими субъектами через разветвленную систему коммуникаций. Такие коммуникации являют собой, с одной стороны, средство получения информации о качестве жизни и настроениях населения (обратная связь), с другой — средство воздействия на население и хозяйствующие субъекты в управлении процессом общественной», воспроизводства на территориях (прямая связь).
Коммуникации представляют собой одну из форм связей управленческого аппарата региональных органов с внешней средой.
В отличие от отдельных хозяйствующих субъектов, региональная администрация ответственна за общее качество жизни проживающего населения, уровень его трудозанятости и социальной обустроенности, экологию, безопасность, обеспеченность продуктами питания и др. Предметом заботы региональной администрации является общий уровень npaiiOBUi'i культуры населения, морально-этическое наполнение его досуга и интересов.
Все это обусловливает необходимость наличия у региональных администраций и муниципалитетов большого арсенала средств сбора информации п воздействия на население, общественные и хозяйственнио формирораии.
Центральное место в этом арсенале занимают средства массовой информации (телевидение, радио, газеты, журналы и др.), а также всевозможные сходы граждан, собрания трудовых коллективов, студентов и учащихся и т. п.
Наряду с этим, одной из существенных форм связей региональной администрации с хозяйствующими субъектами является принятие и доведение до их сведения постановлений, решений, распоряжений и других документов.
Одной из форм постоянной связи региональных администраций с хозяйственными, общественными и др. формированиями являются телефонные разговоры, проблемные совещания, тематические конференции и т. п.
В своей совокупности коммуникационные формы связи региональной администрации с внешней средой обеспечивают ей активную позицию, возможность организовать хозяйственные, общественные и иные формирования и население на решение программных задач конкретных территорий.
|
